Spraakgestuurd rapporteren levert een tijdswinst van 30 procent op voor zorgmedewerkers

Om toekomstbestendige zorg mogelijk te maken kijkt zorgorganisatie Mijzo hoe nieuwe technologieën zorgmedewerkers kunnen ontlasten. In het elektronisch cliëntdossier (ECD) van Mijzo is onlangs de functionaliteit spraakgestuurd rapporteren geïmplementeerd. Dit is een efficiënte manier van rapporteren en draagt bij aan de verlaging van administratieve lasten. Het levert maar liefst een tijdwinst op van 30% voor zorgmedewerkers. ActiZ sprak met Karen Gerk, medewerker van het serviceteam en Wilma van Hees van Wiggen, verpleegkundige bij het serviceteam Zij delen hun ervaringen en vertellen over de succesvolle implementatie van spraakgestuurd rapporteren bij Mijzo.

Toen ECD-softwareleverancier Ecare (dossier PUUR) Mijzo benaderde om mee te doen met een pilot spraakgestuurd rapporteren was er gelijk enthousiasme. Het toekomstbestendiger maken van zorg was de achterliggende gedachte. Serviceteam-medewerker Karen Gerk: ‘We willen in de toekomst goede zorg blijven leveren aan onze cliënten, maar hebben daarvoor minder personeel beschikbaar. Dit vraagt om een nieuwe denkwijze waarbij we de zorg anders moeten gaan inrichten. Spraakgestuurd rapporteren is een vorm van technologie die hieraan bijdraagt. Zorgmedewerkers zijn minder tijd kwijt aan verslaglegging, dus hiermee wordt de zorgcapaciteit verhoogd.’

Meer over spraakgestuurd rapporteren In het Elektronisch cliëntendossier is een opnameknop toegevoegd. Bij het aanklikken van deze knop wordt een opname gestart. Tijdens het inspreken verschijnt de rapportage automatisch in het tekst-vak. Het systeem maakt correcte zinnen en gebruikt leestekens. Wilma van Hees van Wiggen: ‘Dat deze functionaliteit is toegevoegd aan onze huidige ECD is uniek. Medewerkers zijn al bekend met dit systeem, hierdoor is de verandering minimaal en scoort de gebruiksvriendelijkheid hoog.’ De functionaliteit spraakgestuurd rapporteren is ontwikkeld door Attendi, technologisch ontwikkelaar gespecialiseerd in spraakoplossingen voor de zorgsector. Vervolgens heeft Ecare deze functie ingebouwd in haar dossier en is door Mijzo data aangeleverd en ingesproken, waarmee een eerste pilot in de ouderenzorg gedraaid kon worden. Zorgorganisatie Mijzo levert zowel intra- als extramurale ouderenzorg en geriatrische revalidatiezorg in de regio’s Midden- en West-Brabant.

We zien dat het gebruik van spraakgestuurd rapporteren binnen de teams samenhangt met de gedrevenheid van de teammanager.

Implementatie

Mijzo begon de pilot van drie maanden op één van hun woonzorglocaties. Verpleegkundige Wilma van Hees van Wiggen vertelt: ‘We zijn er volledig blanco ingestapt. Zonder verwachtingen, maar met veel enthousiasme. Vanaf de start zijn er twee zorgmedewerkers betrokken. Zij hebben veel rapportages ingesproken om te oefenen. Ontwikkelaar Attendi leerde op deze manier onze taal spreken en kreeg inzicht in veelgebruikte woorden.
De foutmarge was in de beginfase 15 procent, op dit moment is dat nog maar 4 tot 5 procent. Het serviceteam, waar onder andere Karen Gerk en ik in deelnamen, was tijdens de hele pilotperiode beschikbaar voor vragen vanuit de organisatie.’

Gerk vult aan: ‘Goede WIFI en hardware is een voorwaarde om te kunnen starten. Mijzo heeft hierin flink geïnvesteerd. Daarnaast is een duidelijke visie vanuit het management cruciaal. Als er geconstateerd wordt dat het gebruik terugloopt binnen een team, helpt het als een teammanager hierover het gesprek aangaat en eventuele belemmeringen wegneemt. We zien dat het gebruik van spraakgestuurd rapporteren binnen de teams samenhangt met de gedrevenheid van de teammanager.’

Versterken van regie bij de cliënt

Van Hees van Wiggen: ‘Het grootste voordeel aan deze functionaliteit vind ik het versterken van regie bij de cliënt. Spraakgestuurd rapporteren draagt hieraan bij, omdat je in het bijzijn van de cliënt het zorgplan en de rapportage inspreekt. Dit maakt het proces transparant omdat je de informatie direct kan toetsen bij de cliënt. Medewerkers ervaren het inspreken van de rapportage samen met de cliënt positief. Het stellen van vragen aan de cliënt levert verassende gesprekken op en je haalt waardevolle informatie naar boven. Dit is totaal anders dan wanneer de cliënt terugleest wat jij hebt gerapporteerd.’

Van Hees van Wiggen vervolgt: ‘Daarnaast zijn tijdswinst* en het verbeteren van de kwaliteit van rapportages voordelen. De zinsopbouw is verbeterd en het aantal spelfouten is drie keer verminderd. We zien dat dit systeem erg goed werkt voor medewerkers die vrees hebben om te rapporteren, omdat ze bijvoorbeeld dyslexie hebben.’

*Op dit moment zijn zorgmedewerkers in de intramurale ouderenzorg ongeveer zes uur en twintig minuten per week kwijt aan verslaglegging, uitgaande van een werkweek van 36 uur. Een zorgmedewerker die werkt met spraakgestuurd rapporteren kan deze tijdsbesteding met ten minste 30 procent reduceren.

Spraakgestuurd rapporteren draagt bij aan het versterken van regie bij de cliënt, omdat je in het bijzijn van de cliënt het zorgplan en de rapportage inspreekt.

Oefening baart kunst

Niet alle medewerkers binnen Mijzo zijn even enthousiast. Gerk vertelt: ‘Jonge medewerkers zijn gewend om veel te typen en zijn terughoudend om tegen een apparaat te praten. Je moet hiervoor uit je comfortzone stappen. Maar oefening baart kunst: Als je het 30 keer hebt gedaan, is er niks vreemds meer aan.’

Gerk vervolgt: ‘Daarnaast is verandering per definitie lastig. Iedere medewerker heeft een eigen werkwijze. Sommigen rapporteren bijvoorbeeld aan het einde van hun dienst. Tussendoor maken zij korte aantekeningen op een briefje en verwerken dit later in het ECD. Wanneer je direct rapporteert als je de cliënt hebt geholpen, scheelt dit maar liefst 10 seconde ten opzichte van een geschreven rapportage. Uit evaluatie blijkt dat het in totaal vijf minuten per cliënt scheelt. Er moeten hiervoor wel werkpatronen doorbroken worden en dat kost tijd.’

De toekomst

Momenteel gebruiken elf locaties van Mijzo spraakgestuurd rapporteren. In 2023 wil Mijzo spraakgestuurd rapporteren binnen de hele organisatie gaan doorvoeren, inclusief de wijkverpleging. Van Hees van Wiggen vertelt: ‘Ook is Attendi de mogelijkheden voor uitbreiding in het ECD aan het bekijken, zoals observatie rondom wondzorg en vitale functies zoals bloedruk meten. Mijzo is op dit moment aan het onderzoeken of we spraakgestuurd rapporteren kunnen implementeren tijdens de gesprekken met de arts. Dit is onlangs getest en geëvalueerd. Er ging namelijk regelmatig informatie verloren. Door direct in te spreken in het bijzijn van de arts, kan de arts aanvullen, eventueel herhalen en de ingesproken rapportage toetsen. Dit zorgt voor minder foutgevoeligheid.’

Tips voor andere vernieuwers

Wil jouw organisatie ook aan de slag met spraakgestuurd rapporteren? Hierbij 3 tips van Wilma en Karen om te starten:

1. Verzamel ambassadeurs en zorg voor gedragenheid binnen de hele organisatie. Het management speelt hierin een belangrijke rol.
2. Oefenen: durf uit je comfortzone te stappen door te oefenen met het inspreken van rapportages.
3. Geef het de tijd: Houd er rekening mee dat verandering tijd kost. Geef medewerkers de tijd om te wennen aan deze nieuwe werkwijze.

Dit artikel verscheen eerder op www.actiz.nl.